Phương pháp quản lý thời gian cá nhân với Routine Block

0. CÁC VẤN ĐỀ THƯỜNG GẶP TRONG QUẢN LÝ THỜI GIAN

• Không theo được những gì ghi trong thời gian biểu
• Không có điều kiện để xem lại thời gian biểu thường xuyên
• Số lượng công việc cần giải quyết quá nhiều
• Không nắm được thời gian lãng phí vào đâu
• Thời gian trên công ty quản lý tốt, thời gian riêng tư thì bỏ mặc.

Cách quản lý thời gian này sẽ giải quyết được các nội dung như trên. Đặc biệt là nội dung đầu tiên: Không theo được những gì trong thời gian biểu.

Quản lý thời gian là một việc cần ưu tiên hàng đầu vì nó làm nền tảng cho các mảng khác trong cuộc sống như quản lý sức khoẻ, quản lý tài chính, dọn dẹp nhà cửa, phát triển kỹ năng… Vì đơn giản là bạn không có thời gian thì bạn chẳng làm gì được.
Mình thấy ở phụ nữ Nhật trung niên thường rất chỉn chu. Mỗi ngày của họ trôi qua giống như đã được lên lịch sẵn, lúc nào cũng thấy ung dung tự tại. Họ không có lịch làm việc nhưng thường mang theo cuốn sổ tay, để ghi lại những chuyện xảy ra. Cuộc sống thường nhật có những công việc hoàn toàn giống nhau, cứ làm mãi khoảng 10 năm, 20 năm thì những công việc đó sẽ in sâu vào bạn giúp bạn làm việc đó mà không cần ghi chép. Nhưng đợi thời gian 10,20 năm để chín thì lâu quá, đây là phương pháp đẩy nhanh tiến trình chín chắn đó. Nhưng việc kè kè một cuốn sổ theo người, hoặc xem sổ thường xuyên để biết mình phải làm gì là điều bất khả thi. Vậy bạn cần  ghi nhớ công việc mỗi ngày, bạn cần thực hiện hai bước: Học và ôn tập.

Ôn tập là thực hiện và ghi lại những công việc đó, sửa lỗi sai. ( Output)

Quan điểm quản lý thời gian hầu hết đều tạo ra một Input rất phức tạp với lịch trình chi tiết dày đặc. Lịch trình như vậy bạn không nhìn không thể theo được. Mà chúng ta sống trong một môi trường có nhiều yếu tố ảnh hưởng không thể lúc nào cũng răm rắp như được lập trình như vậy. Để Input dễ dàng, chúng ta cần có một lịch trình đơn giản hết mức có thể. Não chúng ta không sinh ra để làm multitask , nó sẽ mệt mỏi stress khi nhìn thấy nhiều công việc cần thực hiện. Một lịch trình chi tiết sau khi bạn làm xong sẽ khiến bạn thoả mãn ngay tại thời điểm đó nhưng sẽ khiến bạn mệt mỏi khi nhìn và thực hiện. Output là việc thực hiện và ghi lại. Tại sao phải ghi lại? Giống như bạn làm bài tập vậy, bạn ghi lại để biết được lỗi sai để còn sửa. Trong trường hợp này bạn phải sửa lại lịch trình để bạn làm việc dễ dàng nhất nên việc ghi lại là điều đặc biệt quan trọng .

1. NGUYÊN TẮC 1 : TRỰC QUAN HOÁ TOÀN BỘ THỜI GIAN BẠN CÓ

Nguyên tắc 1 này mình đúc kết từ cách nghĩ của chị Konmari và cô Sasaki : Muốn quản lý bạn cần biết bạn có gì? Thời gian là thứ không nhìn thấy được nên bạn cần trực quan hoá nó bằng công cụ. Có nhiều công cụ để trực quan hoá thời gian như lịch giấy, lịch điện tử ( Outlook, Calendar)…Bạn có thể dùng bất cứ công cụ nào cũng được miễn là bạn nhìn thấy toàn bộ thời gian của bạn trong một ngày. Lúc này thời gian của bạn không còn là vô hình nữa mà là diện tích của một hình chữ nhật trong cuốn sổ, hoặc calendar. Công việc của bạn cần làm sắp xếp vào những khoảng trống ấy.

Có một điều sai lầm lớn nhất của mình trong một thời gian dài.Thời gian trên công ty quản lý tốt, thời gian riêng tư thì bỏ không quản lý. Vì mình không nhận ra thời gian riêng tư tạo ra giá trị riêng của mỗi người làm nên điều khác biệt giữa chúng ta và đồng nghiệp. Có vô số sách về quản lý thời gian ở công ty, vì nó làm ra giá trị cụ thể đong đếm bằng tiền bạc. Bạn quan tâm cách quản lý thời gian công việc hãy tìm đọc phần quản lý thời gian trong chương trình PMP, rất cụ thể và chuyên nghiệp.

Làm sao mà có thể quản lý cả thời gian riêng tư và công việc ? Hiện nay nhiều doanh nghiêp nước ngoài sử dụng quản lý thời gian trên Outlook để tất cả mọi người có thể nhìn thấy thời gian biểu của nhau. Điều này không thể làm khác được. Cộng với việc quản lý công việc nó còn liên quan đến tiến độ chung của dự án, nên quản lý chi tiết trên máy tính là tất yếu. Vậy nên mình chia ra hai phần: Phần công việc và phần riêng tư. Trong sổ tay của mình mình không ghi nội dung công việc và trên lịch ở máy tính mình cũng không ghi nội dung làm việc. Chấp nhận ngoại lệ khi có ảnh hưởng lẫn nhau, ví dụ như đi công tác vào ngày nghỉ.

Vậy nguyên tắc 1 là : Trực quan hoá 100%  thời gian trong ngày với hai khối thời gian lớn : Thời gian làm việc và thời gian cá nhân. 

2. NGUYÊN TẮC 2 : HÃY ĐỂ THỜI GIAN LÀ MỘT THÓI QUEN

Các bạn tưởng tượng ra một người mẹ khoảng 50 tuổi sẽ chăm sóc gia đình mình như thế nào ? Sáng dậy sớm đi tập thể dục, tập xong đi chợ mua đồ ăn, về nhà làm đồ ăn sáng, ăn sáng xong dọn dẹp rồi đi làm. Làm phụ nữ rất rất nhiều việc không tên. Nhưng mẹ đâu có cầm theo cuốn sổ tay nào ghi lịch trình làm việc đâu mà vẫn hoàn thành xuất sắc công việc của mình ? Bởi vì nó đã thành thói quen.

Vậy làm thế nào để tạo thói quen ? Thói quen trong bài viết này mình định nghĩa là Routine block , là khối bao gồm một chuỗi các công việc được nối với nhau tự động. Ví dụ như thời gian buổi sáng mình sẽ chia ra 2 routine block nhỏ là trước khi con dậy : Từ 3h-6h30 sáng và sau khi con dậy: Từ 6h30-7h45.

Từ 6h30 mình sẽ đi nấu ăn sáng, dọn đồ ăn cho cả nhà ăn, mình ăn xong trước sẽ đứng dậy dọn bếp cho bát đĩa vào rửa. Dọn xong cùng lúc chồng con ăn xong, cho nốt phần bát đĩa vào máy và sang trang điểm, chuẩn bị cho con đi học. Sáng nào cũng y như vậy. Chủ nhật cũng vậy có điều cho con ngủ trễ hơn khoảng 30′-1h. Tất nhiên không thể nào mà ngày nào cũng làm các công việc giống nhau được. Mà thực ra là có khoảng 20% công việc trong ngày của mình không giống với những ngày khác. Phần đó quản lý theo nguyên tắc số 4.

Routine được xây dựng bằng những hoạt động nhỏ. Ban đầu có thể bạn chỉ có 1-2 hành động nhỏ lặp lại hằng ngày. Bạn thêm hành động vào routine bằng cách nối những hành động muốn thêm vào những hành động đã cố định sẵn. Khi mình đã cố định được các block rồi mình có thể hiểu ngầm trong đầu là đây là thời gian thực hiện block nào. Ví dụ 6h30 mình sẽ hiểu là mình đang bắt đầu thực hiện block từ lúc con dậy tới lúc con đi học, thời gian mình đã tính toán trước theo kinh nghiệm nên mình hoàn toàn đủ thời gian để hoàn thành. Tính toán trước và quy định thời gian thực hiện block cũng giúp bạn không bị sao nhãng với ti vi điện thoại. Vì bạn sao nhãng thôi thì block đó sẽ không được hoàn thành.

Các bạn có thể thấy hình ảnh block time của mình thay đổi theo từng tuần như dưới đây. Mình vẫn review liên tục và sẽ còn thay đổi tiếp. Thời gian đầu mình review 4 tuần liên tục. Giờ thì 2-3 tuần mình xem lại một lần.

3. NGUYÊN TẮC 3 : SỔ TAY DÙNG ĐỂ ÔN TẬP VÀ XÂY DỰNG THÓI QUEN 

Việc ghi chép ra dự định chi tiết cho từng ngày, từng tuần mà không thực hiện là một chuyện phổ biến trong phương pháp quản lý thời gian . Không chỉ là thời gian cá nhân mà ngay cả thời gian dự án cũng vậy. Nhiều dự án cũng nằm đắp chiếu với lịch trình chi tiết trên giấy tờ.

Việc ghi chép ra trước dự định của mình mà không thực hiện nó có một nguyên nhân nữa là tâm lý con người. Người ta lập thời gian biểu xong, nhìn thấy mọi thứ rõ ràng trên giấy rồi, sẽ có một cảm giác tự đắc là mình đã hoàn thành việc đó. Và do cảm  giác đó làm người ta thỏa mãn rồi sẽ chẳng bắt tay vào làm.
Thay vì việc ép mình phải nhìn xem mình đang phải làm gì vào giờ này một cách chi tiết, bạn hãy nhớ là thời gian này bạn đang cần làm block nào. Ví dụ block buổi sáng, thì chỉ làm những việc trong block đó thôi.
Trong thời gian đầu khi mới xây dựng block phương pháp quản lý thời gian , bạn chỉ cần hoàn thành chỉn chu một block mỗi ngày. Các block khác làm không tốt thì cũng đừng để ý. Cần thời gian mọi thứ mới vào quy củ được.

Không dùng sổ tay để ghi dự định, hãy dùng sổ tay để ghi lại những điều bạn đã làm trong ngày. Đây là cách bạn ôn tập lại nội dung của các block. Ban đầu bạn có thể ghi cụ thể những việc đã làm. Khi nào nhớ được nội dung các việc đó rồi các bạn có thể ghi tắt thành Block buổi sáng, hay Block buổi tối…để tiết kiệm thời gian ghi chép. Bạn có thể đặt ra mục tiêu mỗi tuần sẽ luyện một block cho thành thạo. Một ngày chia ra cũng chỉ 4-5 block thôi, nên khoảng 4-5 tuần bạn sẽ định hình được các block công việc của mình. Khi viết sổ bạn có thể chấm điểm cho block đã hoàn thành, hoặc chia màu chữ như mình màu đỏ là block chưa cố định.

Một block chỉ có khoảng 4-5 đầu việc, bạn cứ ghi đi ghi lại nó sẽ in vào đầu bạn đúng theo hình sổ tay luôn.
Thật đấy.

4. NGUYÊN TẮC 4 : DÙNG CUNG PHẦN TƯ ĐỂ QUẢN LÝ DỰ ĐỊNH PHÁT SINH

Tất nhiên là có vô số công việc cần làm ngoài những công việc giống nhau mỗi ngày có thể xếp vào block. Vậy bạn hãy dành thời gian để giải quyết những công việc này. Những công việc cần giải quyết bạn quản lý bằng cung phần tư. Cung phần tư là một công cụ rất hữu hiện được giới thiệu ở nhiều mảng khác nhau như quản lý task, marketing ( cung phần tư positioning) hay dọn dẹp ( cung phần tư phân loại đồ đạc với tần số sử dụng và tính chất đồ đạc )…

Trong bài này mình chỉ xin giới thiệu một cung phần tư để quản lý task là cung phần tư với hai trục là mức độ quan trọng và mức độ khẩn cấp.

Như hình bên bạn có thể thấy các công việc được chia ra thành 4 mục theo hai mức độ : Quan trọng và khẩn cấp. Thứ tự ưu tiên như sau

1. Công việc khẩn cấp + Quan trọng : Ô phía trên bên phải
2. Công việc quan trọng , ít khẩn cấp làm trước 30% : Ô phía trên bên trái
3. Công việc khẩn cấp ít quan trọng : Ô phía dưới bên phải
4. Công việc không quan trọng không khẩn cấp nếu bận quá thì bỏ đi: Ô phía dưới bên trái

Khi làm routine block bạn cũng để dành thời gian để giải quyết công việc phát sinh như vậy. Ví dụ nếu nhiều công việc phát sinh bạn có thể chèn 1 tiếng buổi sáng, 1 tiếng buổi tối mỗi ngày.

Ghi rõ ra những công việc cần làm và quên chúng đi, hãy để đầu óc trống rỗng và nghỉ ngơi. Khi đến giờ bạn làm công việc phát sinh mới mở ra để thực hiện. Trong hình block thời gian trong ngày ở nguyên tắc 2, mình chia màu xanh đỏ đen, màu đen là màu những dự định cố định, màu xanh là màu cần làm nhưng thời gian thực hiện có thể điều chỉnh. Màu đỏ là màu mà task sẽ thay đổi thường xuyên. Đây là phần mà ban có thể đưa những dự định phát sinh vào. Hoặc nếu công việc phát sinh không gấp bạn có thể gom vào giải quyết ngày cuối tuần để giữ các ngày trong tuần được giống nhau. Những công việc tương tự như giải quyết hồ sơ, tìm kiếm thông tin… sẽ có hiệu suất cao hơn nếu thực hiện cùng lúc ( Phương pháp Xử lý hàng loạt batch processing ).

5. TÓM TẮT CÁC BƯỚC THỰC HIỆN VÀ CÁC TIPS NHO NHỎ KHÁC

1. Lập Block công việc trong ngày  bạn muốn thực hiện
2. Thực hiện từng block một cho tới khi làm được
3. Ghi lại việc thực hiện trong sổ tay và điều chỉnh Block công việc cho phù hợp 
4. Làm cung phần tư quản lý công việc phát sinh và thực hiện.

Một số tips trong quá trình thực hiện phương pháp quản lý thời gian :

• Tận hưởng cảm giác ” Mình đang làm gì thế này “: Chắc ai trong chúng ta cũng đã từng, hoặc thường xuyên có cảm giác đang làm một điều gì đó trong vô thức rồi giật mình nhận ra. Ví dụ đi xe đạp muốn ghé vào Ngân hàng rút tiền mà quên luôn đi thẳng vào chợ. Thường thì bạn sẽ bực mình, nhưng hãy nghĩ tích cực rằng lúc này não đang được nghỉ ngơi, mình đã xây dựng được dòng chảy công việc bằng thói quen. Tất nhiên theo ví dụ trên bạn sẽ phải đi chợ mà không có tiền…
• Giảm tải ô nhiễm thời gian: Ô nhiễm thời gian chính là những yếu tố làm bạn phân tâm như ti vi, điện thoại, tin nhắn… Hiệu suất thực hiện công việc sẽ giảm nhiều khi bạn kè kè cái điện thoại bên mình. Mình cũng dùng điện thoại nhiều và đang tìm hiểu cách bỏ bớt đi để nâng cao hiệu suất công việc.
• Có ghi dự định vào sổ không ? Có ghi nếu dự định đó là cố định, hoặc chắc chắn phải hoàn thành. Ghi vào tuần hoặc ngày bạn phải làm.
• Hãy coi những ngày có sự kiện thay đổi là thử thách và là những kinh nghiệm quý báu để bạn xây dựng block thời gian cho những ngày như vậy . Ví dụ như bạn có đám cưới buổi trưa. Hãy ghi lại và làm thành block riêng cho những ngày có đám cưới tiệc tùng như vậy.
• Chủ động trong thời gian. Trong bài viết về giấc ngủ có bạn comment nói rằng, mình được về sớm(16h) như vậy nên làm được nhiều hơn. Mình chọn về sớm đồng nghĩa với việc mình bị trừ 25% lương và thưởng hàng năm, cơ hội thăng tiến cũng giảm nhiều. Nhưng mình chọn lựa vậy để có thời gian với con và gia đình. Công việc chung và công việc cá nhân, mình tin là chúng ta có thể tự lựa chọn.
• Cố gắng không thay đổi nhiều thời gian của Thứ bảy, Chủ nhật, đặc biệt là thời gian ngủ dây. Chỉ lơi là hai ngày thôi là chúng ta sẽ dễ dàng thoả hiệp với bản thân và trở lại ban đầu.
• Ghi lại những gì đã làm càng sớm càng tốt. Ví dụ buổi trưa bạn ghi cho buổi sáng, buổi tối ghi cho buổi chiều. Nếu không bạn sẽ quên hết những gì đã thực hiện trong thời gian đó.