Cách sắp xếp hồ sơ văn phòng một cách đơn giản, nhanh chóng nhưng vẫn hiệu quả, khoa học và dễ dàng tìm kiếm khi cần là vấn đến luôn được các công ty, doanh nghiệp đặc biệt quan tâm. Doanh nghiệp càng lớn, số lượng giấy tờ càng nhiều thì việc quản lý, lưu trữ càng trở nên khó khăn. Chính vì lý do đó, trong nội dung bài viết ngay sau đây, HPC xin chia sẻ cùng bạn quy trình quản lý, sắp xếp, bảo quản hồ sơ, tài liệu gọn gàng và khoa học nhất. Hãy cùng khám phá nhé!
Nội dung chính
1. Vì sao cần lưu trữ, quản lý hồ sơ?
Công tác văn thư nói chung và việc quản lý, sắp xếp hồ sơ tài liệu nói riêng đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp. Theo đó, từ việc chỉ đạo, điều hành, quyết định đến xử lý công việc đều gắn liền với các loại văn bản, nghĩa là gắn với việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng, sắp xếp, lưu trữ.
Do đó, việc quản lý lưu trữ, sắp xếp hồ sơ, tài liệu tại các văn phòng làm việc là vô cùng quan trọng và cần thiết. Cụ thể:
- Giúp nâng cao hiệu suất công việc: Quản lý tài liệu tốt sẽ hỗ trợ thực hiện, xem xét công việc một cách có hệ thống để đánh giá kết quả và điều chỉnh phương hướng thực hiện.
Giúp bảo mật nguồn thông tin: Cung cấp tài liệu và dữ liệu đáng tin cậy cho hoạt động kinh doanh và quản lý của các cơ quan, tổ chức. - Phục vụ công tác nghiên cứu tình huống, xây dựng kế hoạch đầy đủ, chính xác, xây dựng tiền lương, kinh doanh, phát triển lâu dài, … một cách khoa học.
- Quản lý tài liệu tốt sẽ tạo điều kiện cho quy trình làm việc nhanh chóng và hiệu quả.
- Giúp các tổ chức, doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tiền bạc mà không phải mất hàng giờ tìm kiếm hay xử lý tài liệu.
- Tạo nên một không gian làm việc chuyên nghiệp, gọn gàng, ngăn nắp.
2. Cách sắp xếp hồ sơ văn phòng khoa học, hiệu quả
Sau đây là chi tiết quy trình 5 bước sắp xếp, lưu trữ hồ sơ khoa học và chuyên nghiệp nhất:
2.1. Phân loại hồ sơ
Có khá nhiều cách phân loại hồ sơ khác nhau tùy vào tính chất công việc của mỗi đơn vị, tiêu biểu có thể kể đến như:
- Phân loại theo trạng thái hồ sơ: Ví dụ hồ sơ chờ phải hồi, hồ sơ đang xử lý, hồ sơ đã giải quyết xong,…
- Phân loại theo ký tự: Sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái. Ví dụ: Mẫu tự T sẽ là những hồ sơ Tuyển dụng, Thống kê,…
- Phân loại theo thời gian: Dựa trên thời gian của công việc. Cần ghi chú cụ thể bên ngoài hồ sơ để dễ quan sát, tìm kiếm.
- Phân loại theo phòng ban, lĩnh vực,…
2.2. Lên danh sách các loại giấy tờ cần lưu trữ
Danh mục hồ sơ là danh sách có hệ thống các loại hồ sơ, tài liệu, giấy tờ của một đơn vị, đây là một bước quan trọng trong cách tổ chức hồ sơ. Với danh sách này, chúng ta có thể sắp xếp, quản lý và tìm kiếm hồ sơ một cách dễ dàng và nhanh chóng.
Trước tiên, hãy tạo một danh mục cụ thể chính xác:
- Tạo danh mục chi tiết về số giấy tờ cần được sắp xếp, có thể sử dụng cây thư mục trên máy vi tính. Ví dụ thư mục cấp 1 là thư mục hồ sơ, thư mục cấp 2 là chủ đề hồ sơ,… Khi đó, lúc cần tra cứu tìm kiếm, chúng ta có thể sử dụng cây thư mục này.
- Danh sách hồ sơ phải được cập nhật thường xuyên.
- Khi cho danh mục hồ sơ vào máy tính, nên lưu cây thư mục cũ trước khi cập nhật, nhằm kiểm soát được từng thời điểm bổ sung hồ sơ mới.
2.3. Cách sắp xếp hồ sơ văn phòng: Xác định thời hạn lưu trữ
Thời hạn bảo quản của tài liệu hình thành nói chung trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức được chia thành hai mức sau:
- Bảo quản vĩnh viễn: Hồ sơ hoặc tài liệu ở cấp độ này được lưu giữ trong các kho lưu trữ của cơ quan, sau đó lựa chọn nộp chúng vào các kho lưu trữ lịch sử khi đến một thời hạn nhất định.
- Bảo quản có thời hạn: Hồ sơ, tài liệu được lưu giữ tại cơ quan cho đến hết thời hạn lưu trữ, khi đó sẽ được xem xét tiếp tục giữ lại hay tiêu hủy.
2.5. Cách sắp xếp hồ sơ văn phòng: Theo dõi, cập nhật hồ sơ
Công việc sắp xếp, lưu trữ và bảo quản các giấy tờ, tài liệu, hồ sơ tưởng chừng như đơn giản nhưng thực tế lại rất cần được chú trọng tỉ mỉ trong từng giai đoạn, đồng thời phải thường xuyên theo dõi, cập nhật. Hiểu đúng về tầm quan trọng của dữ liệu này là điều cần thiết để đảm bảo tính toàn vẹn của các loại giấy tờ có giá trị.
- Các hồ sơ trong quá trình lưu trữ phải được cập nhật liên tục theo dữ liệu phát sinh.
- Cần thường xuyên kiểm tra tài liệu lưu trữ và có kế hoạch điều chỉnh, bổ sung phù hợp những hồ sơ, tài liệu bị thất lạc.
- Nếu đơn vị lựa chọn hình thức thuê kho lưu trữ bên ngoài thì cần có kế hoạch cụ thể và thông báo 1 – 2 ngày trước khi kiểm tra hoặc bổ sung.
3. Cách sắp xếp hồ sơ văn phòng: Chọn mua tủ lưu trữ phù hợp – sử dụng dịch vụ dọn vệ sinh văn phòng
Để các loại giấy tờ, tài liệu, hồ sơ của văn phòng làm việc được lưu trữ, sắp xếp một cách gọn gàng, hiệu quả thì việc chọn mua những chiếc tủ có kiểu dáng, kích thước phù hợp là điều vô cùng cần thiết. Ngoài ra bạn cũng cần thường xuyên sàng lọc, sắp xếp và loại bỏ những vật dùng, giấy tờ, hồ sơ không cần thiết, tránh để văn phòng thành nhà kho. Hai Phong Cleaning mang đến cho bạn giải pháp giữ cho văn phòng luôn gọn gàng, sạch sẽ với đội ngũ nhân viên vệ sinh công nghiệp chuyên môn của chúng tôi.
